INFORMACJA O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH

O Elawan

Elawan Energy S.L.U. („Elawan”) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością zarejestrowaną w Hiszpanii pod numerem B85146215, z siedzibą przy C/ Ombú 3, 10. piętro, 28045 Madryt (Hiszpania). Elawan jest globalnym operatorem w branży odnawialnych źródeł energii, oferującym zintegrowane rozwiązania w całym cyklu życia zielonej energii – od promocji, rozwoju i budowy farm wiatrowych, instalacji fotowoltaicznych i hydroelektrycznych po eksploatację, utrzymanie i sprzedaż wytworzonej energii. Elawan jest spółką zależną ORIX Corporation, międzynarodowej firmy usług finansowych notowanej na giełdzie w Tokio, założonej w 1964 r.

O niniejszej informacji o ochronie danych

Niniejsza informacja o ochronie danych osobowych („Informacja”) ma zastosowanie do Państwa relacji z Elawan. W ramach tej Informacji „my”/„nas”/„Elawan” odnosi się do Elawan. Dokument jest adresowany do (i) obecnych lub potencjalnych partnerów biznesowych, podmiotów przejmowanych, przejętych spółek lub portfeli, dostawców lub sprzedawców oraz ich przedstawicieli („Partner Biznesowy”) albo (ii) kandydatów do pracy. Informacja opisuje zakres, w jakim przetwarzamy dane osobowe oraz Państwa prawa.

Ochrona danych osobowych jest dla nas priorytetem. Przetwarzamy dane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Elawan jest „administratorem danych” w odniesieniu do danych kandydatów – decydujemy, jak zbieramy, przechowujemy i wykorzystujemy („przetwarzamy”) Państwa dane.

JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY

Kategoria zależy od Państwa relacji z nami:

**Jeżeli jesteście Państwo Partnerem Biznesowym**
– Dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, adres, e-mail, telefon, stanowisko, firma)
– Dane finansowe (dane konta bankowego, adres do faktury, identyfikator podatkowy)
– Dane dotyczące korzystania ze strony (adres IP, dane z formularzy online)

**Jeżeli jesteście Państwo Kandydatem**
– Dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, adres, e-mail, telefon, wiek, płeć, stanowisko, firma)
– Dane kadrowe (CV, umiejętności językowe, wykształcenie, szkolenia, wizy, zezwole nia, numer ubezpieczenia społecznego, dowód osobisty/prawo jazdy, dane paszportu, umowa o pracę, formularze zgód)
– W ograniczonym zakresie dane wrażliwe (np. dotyczące zdrowia) na potrzeby uzasadnionych dostosowań w procesie rekrutacji (zob. sekcja 4)

W JAKI SPOSÓB POZYSKUJEMY DANE

**Partner Biznesowy**
– Kiedy Państwo je nam przekazują lub komunikują się e-mailem, telefonicz nie, listownie, osobiście bądź przez www.elawan.com
– Przy zawieraniu umowy
– Przy due diligence lub sprawdzaniu tła (źródła publiczne, agencje wywiadu)
– Podczas przetwarzania faktur
– Z innych źródeł (prawnicy, rejestry handlowe, bazy danych)

**Kandydat**
– Kiedy Państwo je nam przekazują lub komunikują się e-mailem, telefonicz nie, listownie, osobiście bądź przez www.elawan.com
– Przy złożeniu oferty lub podpisaniu umowy
– Przy background checks (źródła publiczne, agencje specjalistyczne)

DLACZEGO I NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ

**Partner Biznesowy**
– Obsługa zapytań, skarg, reklamacji
– Onboarding i weryfikacje
– Zarządzanie umowami i relacjami
– Realizacja obowiązków prawnych, podatkowych, księgowych, przeciwdziałanie oszustwom i zapewnienie bezpieczeństwa IT
– Świadczenie i rozliczanie usług
– Komunikacja w sprawie usług
– Monitorowanie, analiza, rozwój procesów i systemów
– Cele CSR
– Działania rozwojowe
– Windykacja i dochodzenie roszczeń
– Obowiązki finansowe i raportowanie (skonsolidowane sprawozdania)
– Funkcjonalność strony internetowej
– Administracja wewnętrzna

**Kandydat**
– Zarządzanie procesem rekrutacji i zatrudnienia

**Obie grupy**
– Wykonanie/realizacja umowy
– Wypełnienie obowiązków prawnych i regulacyjnych
– Na podstawie zgody
– W ramach praw i obowiązków związanych z prawem pracy i zabezpieczeniem społecznym

Dane wrażliwe przetwarzane tylko w ściśle określonych przypadkach:
– Due diligence lub kontrole regulacyjne (sprawdzenia karne, zapobieganie nadużyciom)
– Zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy
– Realizacja zobowiązań wynikających z prawa pracy (antydyskryminacja, równe szanse)

OKRES PRZECHOWYWANIA

Dane przechowujemy tak długo, jak jest to konieczne dla celów przetwarzania oraz wypełnienia zobowiązań prawnych, podatkowych, rachunkowych i umownych. Okres zależy od ilości, charakteru, wrażliwości danych, ryzyka, celów oraz dostępnych alternatyw.

UDOSTĘPNIENIE DANYCH

– Spółki z grupy Elawan (spółki zależne, joint venture, powiązane)
– Dostawcy usług i podwykonawcy (systemy IT, chmura, hosting)
– Cesjonariusze lub nowatorzy umów
– W procesach fuzji, przejęć lub restrukturyzacji
– Organy państwowe lub sądy, gdy wymaga tego prawo
– Doradcy zawodowi (księgowi, prawnicy, lekarze)

Transfery poza EOG (np. Japonia, Wielka Brytania) odbywają się na podstawie decyzji o adekwatności lub Standardowych Klauzul Umownych UE/UK (kopie dostępne na życzenie).

OCHRONA DANYCH

Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed utratą, nieautoryzowanym dostępem, modyfikacją lub ujawnieniem. Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby, zobowiązane do zachowania poufności. Posiadamy procedury reagowania na incydenty naruszenia ochrony danych i – gdy wymagają tego przepisy – informujemy zainteresowane osoby i organy nadzoru.

PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Mają Państwo prawo do:
– Uzyskania potwierdzenia przetwarzania i kopii danych
– Sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, przenoszenia danych
– Odwołania zgody w dowolnym momencie
– Złożenia skargi do organu nadzorczego (w Hiszpanii: AEPD, https://www.aepd.es/)

COOKIES

Cookies to małe pliki tekstowe z unikalnymi identyfikatorami, które serwer wysyła do przeglądarki. Są tworzone przy ładowaniu strony i pozwalają rozpoznać użytkownika przy kolejnej wizycie. Nasza strona (www.elawan.com) używa niezbędnych cookies dla funkcjonalności i wygody. Choć podstawowe cookies nie wymagają zgody, wyświetlamy banner informacyjny i można je zablokować w ustawieniach przeglądarki. Szczegóły w Polityce Cookies.

WEJŚCIE W ŻYCIE I ZMIANY

Niniejsza Informacja obowiązuje od 20 listopada 2024. Może być aktualizowana; zmiany wchodzą w życie z chwilą opublikowania.

PYTANIA I REKLAMACJE

**E-mail:** compliance@elawan.com
**Adres pocztowy:**
Elawan Energy S.L.U.
Dział Compliance – Prywatność
C/ Ombú 3, 10. piętro, 28045 Madryt (Hiszpania)